Manajemen e-government

1. Basis Theory

 E-government is the use of information technology as a tool to help run a more efficient system of government. Therefore, in view of e-government, do not dwell by the element 'e' - her alone, but more important is the implementation process of government through the internet facility or media online. So there are two main things in terms of e-government at the top, the first is the use of information communication technology (one of which is the Internet) as a tool, and the second is the utilization purpose so that the course can be more efficient administration. Through information technology / internet, the whole process or procedures in the administration can be passed more quickly according degan rules that have been set. E-government is not meant to replace the government's way of dealing with the public. On the concept of e-government, people can still relate to items of service, spoke by telephone to obtain government services, or send a letter. E-government only works in the context of the use of information technology can improve the relationship between the government and other parties.

On the implementation of e-government, information, communications and transactions between people and government made via the internet. So there are some benefits resulting for example, communication in the administrative system took place in a matter of hours, not days or weeks. That is, the government services in the community to be very fast, services and information can be provided 24 hours a day, seven days a week. Information can be sought from the office, home, mobile even anywhere without having to physically come to the government offices or places of public services. Acceleration speed of service also means a saving in time, energy and resources.

In addition to these benefits, access to government information to be open very wide so there is no longer the term 'first class citizens' and 'second class citizens' in front of the government. Both the government and the people of all classes in the open mutual interaction and communication that leads to openness. With the creation of openness (transparency) is expected to be a process of democratization and transparency in politics and administration. Thus in this way will be able to minimize the diversion of government policy, because of the transparency policy and the implementation of regional autonomy will be more easily managed and supervised.

Among other benefits, in the context of the national development agenda, the implementation of e-government can open up opportunities for the government to re-inventing to be a social institution that is closer (up close) with society, building alliances and partnerships are more closely with several communities in society who have interests, practices, and expertise vary. (Edwi Arief Sosiawan, http://edwi.dosen.upnyk.ac.id)

E-government models that are applied in foreign countries are using a four-stage model of development which include:
a. The first phase, in the form of the appearance of the website (web presence) that contains the basic information needed by the community.
b. The second phase, the phase of interaction that is the content of the information displayed more varied, such as the facility to download and e-mail communication in the government websites.
c. The third phase, the implementation phase of the transaction in the form of an application / form began to be applied for online.
d. Fourth phase, the phase transformation in the form of integrated services, not only the government connect with the community, but also with other relevant organizations (government to inter-governmental, non-governmental sector, and the private sector).



2. General description of the services to be developed
 
 At the local government website there are a number of criteria set by the Ministry of Communication and Information of the Republic of Indonesia (Communication and Information) in the manual delivery of local government websites. Criteria are given an overview of the key traits the basic form of local government web site that consists of: 
1. Functionality, accessibility, usability; Fill in the information-oriented local government website on the public purposes of providing information and services that people want. On this criterion emphasized the existence of anti-discrimination for users, meaning that the local government Web site can be opened without distinguishing the facilities and capabilities of computers owned by users. Local government web site design is professional, interesting and useful. News or article devoted to the public should be presented clearly and easily understood. 
2. Work; The web site of local governments should work together to unify the government's vision and mission. All important government documents should have a URL (Uniform Resource Locator) which is fixed, so the search engines (search engines) can connect to the desired information directly. 
3. Fill Effective; Community of users should be aware that certain information will be available on the websites of any local government. Users have the right to expect the contents of a local government web site is the most recent data and the right, and expect news and new material is always presented. 
4. Two-Way Communication; communication provided on the website of local government in the form of two-way (interactive). Local government website should give the user the opportunity to contact the authorities, explaining their views, or create their own list of questions. 
5. Evaluation of Success; Web sites of local governments should have a system for evaluating success, and determine whether the website meets the needs of its users. It means web sites of local governments should collect, statistical minimal number of users, visitors, number of pages, the demand is successful and not successful, frequently visited pages and rarely dikunjung, the main reference page. Additional information about who is using the site, the data transfer rate. Four-monthly evaluation is recommended.

6. Ease of Finding the Site; the government should promote the website and register it to the search engines. Community of users may not be able to find a web site unless the local government managers promote and ensure that search engines register. Mensosialisaikannya as well as through notification by the press, public relations and brochures. 
7. The service is well managed; Parties governments should use reliable sources; a clear strategy, goals, and targets users; as well as the future development strategy, including steps toward a dynamic data center from other digital media.


3. System Management Services

The orientation of the management of local government websites is not like a traditional web that only requires one person webmaster, but comprises a systematic organizational structure. According to the guidelines of KOMINFO the person in charge of the management and the site is done by: 
a. Protective (Governor / Regent / Mayor) 
b. Responsible for Local Government website (the highest echelons of the structural organization of the Regional Government) 
c. Site Manager (echelon one level below the highest echelons of the structural organization of the Regional Government)
d.Tim business (number of employees capable of Local Government, and has the standard of competence in the field of information technology).
e.Tim Assistance (echelon one level below the highest echelons in the structural organization of local government official representing units in the area) (source: KOMINFO, 24, 2002)

 Management of the site submitted to the body that have relevance to the delivery of information here when it is not the Office of Public Relations and Information then submitted to the Office of Electronic Data Processing. Delivery of the two entities is actually not one limited in the context of managerial and management, but if there is no synergy and cooperation with the local government environmental agencies in the general information presented in the web will not be complete. In addition, all tidakadaan it causes integrity transactional services expected at each site local governments will not be realized.


4. Information Form and Parties / Users will utilize Information

 According to the guidelines of KOMINFO the minimum contents in each local government web site is: 
1) Overview 
Explaining briefly about the existence of the relevant Local Government (historical, regional motto, emblem and symbolic meaning, location in map form, vision and mission). 
2) Local Government 
Explaining the existing organizational structure in the relevant Local Government (executive, legislative) along with the name, address, telephone, e-mail from local officials. If possible bio-data of the Regional Leadership shown that the public will know about it. 
3) Geography 
Explains among other things on the topography, demographics, weather and climate, social and economic, culture of the area concerned. All data in the form of numerical or statistical agency must include the name of the source data. 
4) Area Maps and Resources 
Presenting the regional administrative borders in the form of a map of the area (preferably use a map reference issued by the Coordinating Agency for Surveys and Mapping Agency - Bakosurtanal, or other government agencies that have the basic tasks and functions of map maker), and also the resources owned by the regions concerned in the form of a map resources (use map reference issued by government agencies that have the duties and functions cartographer) that can be used for the users. 
5) Regulatory / Policy Areas
Explaining Regional Regulation (Perda) which have been issued by local governments concerned. Through the web site it is all local government regulations that have been issued can be disseminated to the public. 
6) Guestbook 
Places to accept user input from the relevant local government website. 
(KOMINFO 2003, 47)

 In addition to minimal content as mentioned above, according to Guide Implementation of Website Local Government (Communications) fill in other information presented on a web site of local governments left entirely to each person in charge of the Site and the Site Manager web of local governments, depending on local conditions and availability of data and information held by the regions concerned. Fill in other information provided by most web sites governments generally contains general information, specifically, education and commercial information. That is, it shows that most local governments both provincial and local government / district have the motivation to build good governance in the virtual world through the provision of full information to the public.

 In addition to minimal content and completeness of the content of the placement of the number of links of information is also a consideration in view web Stus government. Number of links completeness of information refers to information that does not accumulate on the front page (homepage), but spread through sites that are owned. The more links it will show that more complete information is available, and not just the level of links also refer it easy for visitors to enter other websites related to information which is in the provincial government web site.

 However, the most interesting is that most of the local government Web site provides the search engine is a tool used to facilitate website visitors to search for information. Search engines can be provided in the form of a website archive search, but also search for information in a broad sense.


BAHASA INDONESIA

1. Landasan Teori

 E-government adalah proses pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat untuk membantu menjalankan sistem pemerintahan yang lebih efisien. Karena itu, dalam melihat e-government, jangan terpaku oleh unsur 'e' - nya semata, tetapi yang lebih penting lagi adalah proses terselenggaranya pemerintahan melalui fasilitas internet  atau media online. Sehingga terdapat dua hal utama dalam pengertian e-government di atas, pertama adalah penggunaan teknologi komunikasi informasi (salah satunya adalah internet) sebagai alat bantu, dan kedua adalah tujuan pemanfaatannya sehingga jalannya pemerintahan dapat lebih efisien. Melalui teknologi informasi/internet, seluruh proses atau prosedur yang ada di pemerintahan dapat dilalui dengan lebih cepat sesuai degan aturan main yang telah ditetapkan. E-government bukan berarti mengganti cara pemerintah dalam berhubungan dengan masyarakat. Pada konsep e-government, masyarakat masih bisa berhubungan dengan pos-pos pelayanan, berbicara melalui telepon untuk mendapatkan pelayanan pemerintah, atau mengirim surat. E-government hanya berfungsi pada konteks penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain.

 Pada pelaksanaan e-government, informasi, komunikasi, dan transaksi antara masyarakat dan pemerintah dilakukan via internet. Sehingga ada beberapa manfaat yang dihasilkan seperti misalnya, komunikasi dalam sistem administrasi berlangsung dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu. Artinya, pelayanan pemerintah pada masyarakat menjadi sangat cepat, service dan informasi dapat disediakan 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, bahkan mobile dimanapun tanpa harus secara fisik datang ke kantor pemerintahan atau tempat-tempat pelayanan umum. Akselerasi kecepatan pelayanan berarti juga merupakan penghematan dalam waktu, energi maupun sumber daya.

 Selain manfaat tersebut, akses informasi ke pemerintah menjadi terbuka sangat lebar sehingga tidak ada lagi istilah 'warga kelas satu' dan 'warga kelas dua' di hadapan pemerintah. Baik pemerintah dan masyarakat dari semua golongan saling terbuka dalam interaksi dan komunikasinya yang mengarah pada keterbukaan. Dengan terciptanya keterbukaan (transparansi) diharapkan akan terjadi proses demokratisasi dan transparansi politik serta administrasi. Dengan demikian cara ini akan mampu meminimalisir penyelewengan kebijakan pemerintah, karena transparansi kebijakan dan pelaksanaan otonomi daerah akan makin mudah dikelola dan diawasi.

 Manfaat lainnya, pada konteks agenda pembangunan nasional, penerapan e-government dapat membuka peluang bagi pemerintah untuk melakukan re-inventing untuk dapat menjadi lembaga sosial yang lebih dekat (up close) dengan masyarakat, membangun aliansi dan partnership yang lebih erat dengan beberapa komunitas dalam masyarakat yang memiliki kepentingan, praktek, dan keahlian yang berbeda-beda. (Edwi Arief Sosiawan, http://edwi.dosen.upnyk.ac.id)

 Model  e-government yang diterapkan di negara-negara luar adalah menggunakan model empat tahapan perkembangan yang meliputi :

a.   Fase pertama, berupa penampilan website (web presence) yang berisi informasi dasar yang dibutuhkan masyarakat.

b.   Fase kedua, fase interaksi yaitu isi  informasi yang ditampilkan lebih bervariasi, seperti fasilitas download dan komunikasi e-mail dalam website pemerintah.

c.    Fase ketiga, tahap transaksi berupa penerapan aplikasi/formulir untuk secara online mulai diterapkan.

d.   Fase Keempat, fase transformasi berupa pelayanan yang terintegrasi, tidak hanya menghubungkan pemerintah dengan masyarakat tetapi juga dengan organisasi lain yang terkait (pemerintah ke antar-pemerintah, sektor nonpemerintah, serta sektor swasta).

2. Gambaran umum layanan yang akan dikembangkan

 Pada situs web pemerintah daerah ada sejumlah kriteria yang ditetapkan oleh Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia (Kominfo) dalam buku panduan penyelenggaran situs web pemerintah daerah. Kriteria yang diberikan merupakan gambaran ciri-ciri kunci bentuk dasar situs web pemerintah daerah yang terdiri dari :

1.   Fungsi, aksesibilitas, kegunaan ; Isi informasi situs web pemerintah daerah berorientasi pada keperluan masyarakat, yaitu menyediakan informasi dan pelayanan yang diinginkan oleh masyarakat. Pada kriteria ini ditekankan adanya anti diskriminasi bagi pengguna, artinya situs web pemerintah daerah dapat dibuka tanpa membedakan fasilitas dan kemampuan komputer yang dimiliki oleh pengguna. Disain situs web pemerintah daerah adalah profesional, menarik, dan berguna. Berita atau artikel yang ditujukan kepada masyarakat sebaiknya disajikan secara jelas, dan mudah dimengerti.

2.   Bekerjasama ; Situs web pemerintah daerah harus saling bekerjasama untuk menyatukan visi dan misi pemerintah. Semua dokumen pemerintah yang penting harus memiliki URL (Uniform Resource Locator) yang tetap, sehingga mesin pencari (search engine) dapat menghubungkan kepada informasi yang diinginkan secara langsung.

3.   Isi yang Efektif ; Masyarakat pengguna harus mengetahui bahwa informasi tertentu akan tersedia pada situs-situs pemerintah daerah manapun. Pengguna memiliki hak untuk mengharapkan isi dari suatu situs web pemerintah daerah adalah data terbaru dan tepat, serta mengharapkan berita dan materi baru yang selalu diketengahkan.

4.   Komunikasi Dua Arah ; komunikasi yang disediakan pada situs web pemda dalam bentuk dua arah (interaktif). Situs web pemerintah daerah harus memberikan kesempatan pengguna untuk menghubungi pihak-pihak berwenang, menjelaskan pandangan mereka, atau membuat daftar pertanyaan mereka sendiri.

5.   Evaluasi Kesuksesan ; Situs-situs web pemerintah daerah harus memiliki sistem untuk mengevaluasi kesuksesan, dan menentukan apakah situs webnya memenuhi kebutuhan penggunanya. Artinya Situs-situs web pemerintah daerah harus mengumpulkan, minimal statistik angka pengguna, pengunjung, jumlah halaman, permintaan yang sukses dan tidak sukses, halaman yang sering dikunjungi dan jarang dikunjung, halaman rujukan utama. Informasi tambahan mengenai siapa yang menggunakan situs ini, tingkat transfer data. Evaluasi empat bulanan sangatlah direkomendasikan.

6.   Kemudahan Menemukan Situs ; pihak pemda harus mempromosikan situs webnya dan mendaftarkannya ke mesin pencari. Masyarakat pengguna mungkin tidak bisa menemukan suatu situs web pemerintah daerah kecuali pengelola mempromosikannya dan memastikan bahwa mesin pencari mendaftarkannya. Serta mensosialisaikannya melalui pemberitahuan lewat pers, Hubungan Masyarakat dan brosur.

7.   Pelayanan yang diatur dengan baik ; Pihak pemda harus menggunakan sumber yang terpercaya; strategi yang jelas, tujuan, dan target pengguna; serta strategi pengembangan masa depan, termasuk langkah menuju pusat data yang dinamis dari media digital lainnya.

3. Manajemen Pengelolaan Sistem Pelayanan

 Orientasi pengelolaan situs pemerintah daerah tidaklah seperti web tradisional yang hanya memerlukan satu orang webmaster, namun terdiri struktur organisasi yang sistematis. Menurut panduan dari KOMINFO maka pengelolaan dan penanggung jawab situs dilakukan oleh :

a. Pelindung (Gubernur/Bupati/Walikota)

b. Penanggungjawab Situs Web Pemerintah Daerah (eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerintahan Daerah)

c. Manajer Situs (eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerintahan Daerah)

d.Tim Pengelola (sejumlah pegawai Pemerintah Daerah yang mampu, serta mempunyai standar kompetensi di bidang teknologi informasi).

e.Tim Asistensi (para eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi struktural pemerintah daerah, mewakili unit-unit kedinasan yang ada di daerah) (sumber : KOMINFO, 24, 2002)

 Pengelolaan situs diserahkan pada badan yang memiliki keterkaitan dengan penyampaian informasi disini bila tidak Kantor Humas dan Informasi maka diserahkan pada Kantor Pengolahan Data Elektronik. Penyerahan pada dua badan tersebut sesungguhnya tidak salah sebatas dalam konteks manajerial dan pengelolaan, namun bila tidak ada sinergi dan kerjasama dengan instansi di lingkungan pemda maka umumnya informasi yang disampaikan dalam web tidak akan lengkap. Selain itu, ke-tidakadaan hal tersebut menyebabkan integritas layanan transaksional yang diharapkan pada setiap situs pemda tidak akan terwujud.

4. Bentuk Informasi dan Pihak/User yang akan memanfaatkan Informasi

 Menurut panduan dari KOMINFO maka isi minimal pada setiap situs web pemerintah daerah adalah :

1)      Selayang Pandang

Menjelaskan secara singkat tentang keberadaan Pemerintah Daerah bersangkutan (sejarah, motto daerah, lambang dan arti lambang, lokasi dalam bentuk peta, visi dan misi).

2)      Pemerintahan Daerah

Menjelaskan struktur organisasi yang ada di Pemerintah Daerah bersangkutan (eksekutif, legislatif) beserta nama, alamat, telepon, e-mail dari pejabat daerah. Jika memungkinkan biodata dari Pimpinan Daerah ditampilkan agar masyarakat luas mengetahuinya.

3)      Geografi

Menjelaskan antara lain tentang keadaan topografi, demografi, cuaca dan iklim, sosial dan ekonomi, budaya dari daerah bersangkutan. Semua data dalam bentuk numeris atau statistik harus mencantumkan nama instansi dari sumber datanya.

4)      Peta Wilayah dan Sumberdaya

Menyajikan batas administrasi wilayah dalam bentuk peta wilayah (sebaiknya digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional – Bakosurtanal, atau instansi pemerintah lainnya yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta), dan juga sumberdaya yang dimiliki oleh daerah bersangkutan dalam bentuk peta sumberdaya (digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta) yang dapat digunakan untuk keperluan para pengguna.

5)      Peraturan/Kebijakan Daerah

Menjelaskan Peraturan Daerah (Perda) yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah bersangkutan. Melalui situs web pemerintah daerah inilah semua Perda yang telah dikeluarkan dapat disosialisasikan kepada masyarakat luas.

6)      Buku Tamu

Tempat untuk menerima masukan dari pengguna situs web pemerintah daerah bersangkutan. (KOMINFO, 2003, 47)

 Selain isi minimal seperti tersebut diatas, menurut Panduan Penyelengaraan Situs Web Pemda (Kominfo) isi informasi lainnya yang disajikan pada suatu situs web pemerintah daerah diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing Penanggungjawab Situs dan Manajer Situs web pemerintah daerah, tergantung pada kondisi setempat dan kesediaan data serta informasi yang dimiliki oleh daerah bersangkutan. Isi informasi lainnya yang disediakan oleh kebanyakan situs web pemda umumnya berisi tentang informasi umum, khusus, pendidikan serta informasi perniagaan. Artinya, ini menunjukkan bahwa sebagian besar pemerintah daerah baik pemprov dan pemkot/pemkab memiliki motivasi guna membangun good governance dalam dunia virtual melalui penyediaan informasi yang lengkap kepada masyarakat.

 Selain isi minimal dan isi kelengkapan penempatan jumlah links informasi juga menjadi pertimbangan dalam tampilan stus web pemda. Jumlah links informasi merujuk pada kelengkapan informasi yang tidak menumpuk pada halaman muka (homepage) namun disebarkan melalui site-site yang dimiliki. Semakin banyak links maka akan menunjukan bahwa informasi yang tersedia semakin lengkap, dan tidak hanya itu tingkatan links juga merujuk pada kemudahan bagi pengunjung untuk memasuki websites lainnya yang berkaitan dengan informasi yang berada dalam situs website Pemprov.

 Namun yang paling menarik adalah hampir sebagian situs web pemda menyediakan fasilitas search engine yaitu alat yang digunakan untuk mempermudah pengunjung situs untuk mencari informasi. Search engine yang disediakan bisa berbentuk pencarian arsip website namun juga pencarian informasi dalam arti luas.