Perencanaan Strategis SI/TI (studi kasus media televisi lokal)

          Current information technology plays an important role in business and organizations. Through information technology companies can gain a strategic advantage over the competition among businesses today's tight. For this to be achieved we need a planning strategy in the field of information technology.
          Through strategic planning that is dynamic and flexible, a company can see objectively the conditions of internal and external, so as to anticipate changes in the business environment and are able to survive in the increasingly fierce business competition.
          Information systems that run on a private TV station in Indonesia has not been able to connect between one division with other divisions causing the resulting information can not be integrated and frequent duplication of data that cause inaccuracies in the information. This is inhibiting the decision of the executive, especially when formulating plans relating to the company's development in the future. On the basis of this, we need a study to develop an Information Technology Strategic Planning at the TV station.
 

Referral Theory IS / IT

          According to Robson (1997, p8), planning includes the selection of objectives, estimate the outcome of various alternative measures and then decide how to achieve the desired goal. A planning is a process to think very carefully efforts should be made to achieve a goal.
          According to Wheelen and Hunger (2004, p13), the strategy of a company is a major comprehensive plan that formulates how the company will achieve its mission and objectives. The right strategy to be able to maximize the competitive advantage for the company. Strategy is the overarching planning model includes a series of efforts and empowerment resources to achieve corporate objectives that have been set previously.
          According to Robson (1997, P95), Information Strategy Planning is a process of formulating an information strategy for a company that includes the formulation of the usefulness of the information systems and management. Overall this planning process will define clearly what should be achieved and limits system constraints that are owned by the system is generated. The main emphasis of the strategic planning of information is how to use technology appropriately to assist the company in order to increase profits, encourage the growth of the company and won the competition with his rivals without forgetting business ethics.
          While understanding the technology according to Fred .R.David (p116) is a revolutionary invention that resulted in developments that help people in carrying out daily activities.
          According to Henry C. Lucas, Jr. (2000, p11), information technology is used for all forms of technology used for the processing, storage, and delivery of information in electronic form.
          In the opinion of Madura (2001, p3), "Business started as a result of one's ideas or more of the goods or services, the so-called self-employed (entrepreneurs), where activities include organizes, manages, and assumes the risk faced from the beginning of the business". So business is a group effort by individuals / groups are organized that aim to make a profit.
          According to Ward (2002, P69), the business strategy is a set of integrated actions aimed at achieving long-term goals and force the company to face competition.
          The analytical method used for this study is the "Balanced Scorecard". Balanced Scorecard was first published by Robert S. Kaplan and David P. Norton in 1992 in an article entitled "The Balanced Scorecard - Measures That Drive Performance". Balanced Scorecard is introduced at the beginning of an assessment of management and control systems that are fast, accurate, comprehensive and can provide insight to managers about business performance. Kaplan and Norton introduced the Balanced Scorecard at the level of the enterprise organization. The basic principle of the Balanced Scorecard is the point of view of assessment of a company should not only be seen in financial terms but also should be added measures of other perspsektif such as the level of customer satisfaction, internal processes and ability to innovate.   
          According to Kaplan and Norton, the Balanced Scorecard is defined as follows:"... A set of measure that's Gives top managers a fast but a comprehensive view of the business, includes financial measures that tell the results of actions already taken, complements the financial measures with operational measures on customer satisfaction, internal process and the organization's innovation and improvements activities - operational measures that are the drivers of future financial performance. "Balanced Scorecard is more than a tactical or operational measurement system. Innovative companies use the scorecard as a strategic management system, to manage the long-term strategy and yield management processes such as:1. Clarify and translate vision and strategy.2. Communicate and link strategic objectives and measures.3. Plan, set goals, and align strategic initiatives.4. Enhance strategic feedback and learning.

FRAMEWORK
          Image [1] shows the frame of mind of Robert S. Kaplan and David P. Norton who explained how the vision and strategy of the company created the four perspectives of the balanced scorecard measurement and linkages between perspectives.                                            
                                        

Image [1]. Balanced Scorecard Framework

RESULTS ANALYSIS
          BSC analysis is an analysis that explains how the vision and strategy of the company created four perspectives. Perspectives include Financial Perspective, Customer Perspective, Internal Business Process Perspective and Learning and Growth perspective. By identifying and evaluating this perspective, the company will be able to develop a vision and mission as the basis for an appropriate strategy to achieve long-term goals. Here are the results of the analysis of the BSC in TV Stations:

Financial Perspective
1. With ad pricing competitive in the long term increase the potential advertising revenue.
2. With local advertising more adaptive then the potential of local advertising will be absorbed and will provide financial income.
3. With virtual integration, the market will be more extensive and financially enhance the revenue potential.
4. Application of Ad-impact real index will increase the rate card revenue due to go up when the index-impact ad advertising a product rises.

Customer Perspective 
1. By setting the segmentation of the TV station, the customer is the target audience will create a high loyalty. In terms of advertisers will benefit as its target market fit means the ads that are posted will be effective.
2. With advertising and local events program audience readily accepted because of the social and cultural proximity. In terms of advertisers for ads that are locally adapted to the ads that are placed to be effective because the message would be easier to. 
3. The ad Quota in each event will make the broadcast pattern of certainty resulting from the audience where the ads will create a comfortable viewing patterns. The advantage for advertisers, it will be easier to plan their advertising budgets. 
4. With the research and development of any program that aired on the side of the audience will make the fulfillment taste desired event. From the advertisers will know more about the characteristics of target their ads. 
5. The existence of virtual integration between the local TV will allow advertisers in advertising suit their target market effectively. 
6. The existence of Ad-impact index for advertisers will be able to measure how effective their ads with the growth of their business. 
7. With the use of digital technology for the audience will give satisfaction to the quality of the transmitted broadcast. Likewise for advertisers, advertising material they are optimally delivered to the audience well and digitally result of ad serving can be monitored by them.

Internal Business Process Perspective 
1. With the target segmentation clear and consistent in terms of operational and creative process, event and broadcast material will be more focused. The event program will be well explored, as well as the quality and quantity is reached. 
2. With local advertising creative processes continue to run, with activities in the production department particularly the adaptation program will grow and fore part of the production can be a profit center where their products are not only used by the station itself can even be widened to other TV. 
3. With the adoption of the operational part of the broadcast advertising quota would remain intact with the broadcast format that always remains. This would provide certainty about the duration of the broadcast and the broadcast content more weight. 
4. The format of the broadcast will still provide ease also in the process of implementing a system where the TV networks and ad slot duration of the event are still simplify network stations set up and adapt to each member of the network broadcast format TV.
 5. The program is broadcast that is not glued to the rating system will provide flexibility to the producer in producing the program. No effect of "moral hazard" which broadcast programs that have a high rating in the "intensify" the duration as much as possible to get as many links that lead to frequent imposition of creativity that will reduce the quality of programs. 
6. The creation of a close relationship between members of the company's organizational network TV will make it easier to coordinate the program targets to be achieved and the administrative system of advertising management therein. So the TV remote network members from Jakarta as the center of the transaction will gain market share. 
7. With the digital broadcast system will facilitate integration into the broadcast system broadcast database system into a system of automatic administration.

Learning and Growth perspective 
1. With BSC every employee will be required to have the capability of innovation and creativity as well as high productivity to produce the appropriate segmentation and target the expected output. Therefore training and education for employees is needed, especially with the advancement of digital technology every employee is required to master the appropriate fields. 
2. The solid working team will grow when the target employee focus on quality and creative ideals they were not on the market tastes. The final results will broadcast program product more weight even has a value of "corporate social responsibility" is the audience who watched the program not be fooled, there is an element of education and moral story contained in the program that is easy to digest because there is an element of "local content". 
3. The process of creativity and idealism will continue to flow from every member of the team along with accommodated aspirations and their ideas in any of their works. Learning and development also occur therein where the communication is established between the team members will facilitate the process of transfer of knowledge and expertise of senior team members to more junior in each of their activities.

PROPOSED APPLICATION 
          Based on an analysis of the company's needs, supporting applications that can be developed on TV stations to improve their performance, among others: 
1. Executive information systems (EIS) and decision support system (DSS), which query the data taken from the company's data warehouse. 
2. Financial Information and Accounting System Integrated (Integrated Financial InformationSystem), include: General Ledger, Accounts Receivables, Accounts Payables, Fixed Assets, Cash Management. 
3. Personnel Information System (Human Resources Information System) which includes: a database of employees, attendance, payroll, training, the process of selecting candidates, career path systems, and employee welfare system. 
4. Marketing Information System (Marketing Information System).
5. Development of existing corporate website for this is ww.tv.tv/, by adding facilities to customer service, for example order via the internet, the approximate calculation of tariffs, order tracking, etc.

CONCLUSION
           Based on the analysis that has been done in previous chapters, it can be some conclusions as follows:
1. Innovation is a strategic factor in improving competitive advantage.
2. The rating was not show the true reality of a program's success both in terms of advertisers and audiences.
3. Ad-Impact Index is a substitute rating which is an index that indicates the size of the qualitative effect of advertisements in TV stations against targets such as advertising sales increased, the level of consumer awareness rises and so forth. Similarly, to measure the level of satisfaction is measured qualitatively audience is through surveys.
4. The solution is integrated into the BSC to get a Strategic Planning Information System which is more focused, as well as comprehensive and dynamic in accordance with the characteristics of the TV.



INDONESIAN VERSION

          Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam bisnis dan organisasi. Melalui teknologi informasi perusahaan dapat memperoleh keunggulan strategis dalam persaingan antar para pelaku bisnis yang ketat saat ini. Agar hal ini dapat dicapai diperlukan suatu perencanaan strategi di bidang teknologi informasi.
          Melalui perencanaan strategi yang bersifat dinamis dan fleksibel, sebuah perusahaan dapat melihat secara objektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga dapat mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis dan mampu bertahan pada persaingan bisnis yang semakin ketat.  
          Sistem informasi yang berjalan pada sebuah Stasiun TV Swasta di Indonesia belum dapat menghubungkan antara divisi yang satu dengan divisi lainnya sehingga menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak dapat terintegrasi dengan baik dan sering terjadi duplikasi data yang menyebabkan ketidakakuratan informasi. Hal inilah menghambat keputusan para eksekutifnya, terutama pada waktu merumuskan perencanaan berhubungan dengan pengembangan perusahaan dimasa yang akan datang. Atas dasar hal ini maka diperlukan suatu penelitian untuk mengembangkan sebuah Perencanaan Strategi Teknologi Informasi pada Stasiun TV. 

Rujukan Teori SI/TI 
       Menurut Robson (1997, p8), perencanaan meliputi pemilihan tujuan, memperkirakan hasil dari berbagai langkah alternatif dan kemudian memutuskan bagaimana mencapai tujuan yang diinginkan. Sebuah perencanaan merupakan proses memikirkan secara seksama usaha-usaha yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan.  
      Menurut Wheelen dan Hunger (2004, p13), strategi dari sebuah perusahaan merupakan perencanaan utama yang menyeluruh yang merumuskan bagaimana perusahaan akan mencapai misi dan tujuannya. Strategi yang tepat akan mampu memaksimalkan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Strategi adalah pola perencanaan yang menyeluruh meliputi serangkaian usaha dan pemberdayaan sumber daya untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

      Menurut Robson (1997, p95), Perencanaan Strategi Informasi adalah suatu proses untuk memformulasikan strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem informasi dan pengelolaannya. Keseluruhan proses perencanaan ini akan mendefinisikan dengan jelas apa yang harus dicapai sistem dan batasan batasan yang dimiliki oleh sistem yang dihasilkan. Penekanan utama dari perencanaan strategi informasi adalah bagaimana menggunakan teknologi secara tepat untuk membantu perusahaan agar dapat meningkatkan keuntungan, mendorong pertumbuhan perusahaan dan memenangkan persaingan dengan para pesaingnya tanpa melupakan etika bisnis.

      Sedangkan pengertian teknologi menurut Fred .R.David (p116) adalah suatu penemuan secara revolusioner yang mengakibatkan perkembangan sehingga membantu manusia dalam menjalankan kegiatan sehari–hari.

      Menurut Henry C. Lucas, Jr (2000, p11), teknologi informasi digunakan untuk semua bentuk teknologi yang dipakai untuk pemrosesan, penyimpanan, dan pengiriman informasi dalam bentuk elektronik.

      Menurut pendapat Madura (2001, p3), “Bisnis dimulai sebagai hasil dari ide seseorang atau lebih mengenai barang atau jasa, yang disebut wiraswasta (entrepreneurs), di mana aktivitasnya mencakup mengorganisasikan, mengelola, dan mengasumsikan resiko yang dihadapi mulai dari permulaan bisnis”. Jadi bisnis adalah sekumpulan usaha oleh individu/kelompok secara terorganisir yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan.

      Menurut Ward (2002, p69), strategi bisnis ialah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi kompetitor.

      Metode analisis yang digunakan untuk penelitian ini adalah “Balanced Scorecard”. Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1992 dalam sebuah artikel yang berjudul ”Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance”. Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan ukuran-ukuran dari perspsektif lainnya seperti tingkat kepuasaan customer, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi.

Menurut Kaplan dan Norton, Balanced Scorecard didefinisikan sebagai berikut :

”...a set of measure that’s gives top manager a fast but comprehensive view of the business, includes financial measures that tell the results of actions already taken, complements the financial measures with operational measures on customer satisfaction, internal process and the organization’s innovation and improvements activities – operational measures that are the drivers of future financial performance”.

Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti :

1. Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi.

2. Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.

3. Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.

4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

 

KERANGKA PEMIKIRAN

      Gambar [1] menunjukan kerangka berpikir dari Robert S. Kaplan dan David P. Norton yang menjelaskan bagaimana visi dan strategi perusahaan menciptakan 4 perspektif pengukuran balanced scorecard dan keterkaitan antar perspektif.

Gambar [1]. Kerangka Kerja Balanced Scorecard

HASIL ANALISIS

      Analisis BSC merupakan analisis yang menjelaskan bagaimana visi dan strategi perusahaan menciptakan 4 perspektif. Perspektif tersebut antara lain Perspektif Finansial, Perspektif Customer, Perspektif Proses Bisnis Internal dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. Dengan mengenali dan mengevaluasi perspektif tersebut, perusahaan akan mampu mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang. Berikut hasil analisis BSC pada Stasiun TV :

Perspektif Finansial

1.      Dengan penetapan harga iklan yang kompetitif dalam jangka panjang meningkatkan potensi pendapatan iklan.

2.      Dengan adanya iklan lokal yang lebih adaptif maka potensi pemasangan iklan lokal akan terserap dan akan memberikan pemasukan secara finansial.

3.      Dengan adanya virtual integration maka market akan semakin luas dan secara finansial meningkatkan potensi pendapatan.

4.      Penerapan Ad-impact index secara real akan meningkatkan pendapatan disebabkan rate card ikut naik bila indeks ad-impact sebuah product iklan naik.

 

Perspektif Customer

1.      Dengan menetapkan segmentasi pada Stasiun TV maka customer audience yang menjadi target akan menciptakan loyalitas yang tinggi. Dari segi pemasang iklan akan menguntungkan karena target pasarnya sesuai berarti iklan yang dipasang akan efektif.

2.      Dengan adanya iklan dan program acara lokal mudah diterima audien karena adanya kedekatan sosial dan budaya. Dari sisi pengiklan adanya iklan yang diadaptasi ke lokal maka iklan yang dipasang menjadi efektif karena pesan yang disampaikan akan lebih mudah sampai.

3.      Adanya Quota iklan pada setiap acara akan menjadikan adanya kepastian pola siaran berakibat dari sisi audien keberadaan iklan akan menciptakan pola menonton yang nyaman. Keuntungan bagi pengiklan, akan lebih mudah untuk merencanakan anggaran iklan mereka.

4.      Dengan adanya riset dan pengembangan terhadap setiap acara yang ditayangkan dari sisi audien akan membuat terpenuhinya selera acara yang diinginkan. Dari sisi pengiklan akan lebih mengetahui karakteristik target sasaran iklan mereka.

5.     Adanya virtual integration diantara TV lokal akan memudahkan pemasang iklan dalam pemasangan iklan sesuai target market mereka secara efektif.

6.      Adanya Ad-impact index bagi pemasang iklan akan bisa mengukur sejauh mana efektivitas iklan mereka dengan pertumbuhan bisnis mereka.

7.      Dengan pemanfaatan teknologi digital bagi audien akan memberikan kepuasan terhadap kualitas siaran yang dipancarkan. Demikian juga bagi pengiklan, materi iklan mereka secara maksimal tersampaikan ke audien dengan baik dan secara digital hasil penayangan iklan dapat di monitor oleh mereka.

Perspektif Proses Bisnis Internal

1.      Dengan adanya sasaran segmentasi yang jelas serta konsisten dari segi operasional dan proses kreatif, acara dan materi siaran akan lebih fokus. Program acara akan tergarap dengan baik, demikian juga dengan kualitas dan kuantitas tercapai.

2.      Dengan iklan lokal proses kreatif terus berjalan, dengan kegiatan pada departemen produksi khususnya bagian adaptasi program akan semakin berkembang dan kedepan bagian produksi dapat menjadi profit center dimana hasil produksinya bukan saja dipakai oleh stasiun sendiri bahkan bisa melebar ke TV lainnya.

3.      Dengan adanya penerapan quota iklan bagian operasional siaran akan tetap terjaga dengan format siaran yang selalu tetap. Hal ini akan memberikan kepastian mengenai durasi siaran dan isi siaran lebih berbobot.

4.      Format siaran yang tetap akan memberikan kemudahan pula pada proses implementasi sistem jaringan TV dimana slot iklan dan durasi acara yang tetap mempermudah stasiun jaringan mengatur dan mengadaptasi kepada format siaran setiap anggota jaringan TV.

5.      Program siaran yang tidak terpaku pada system rating akan memberikan keleluasaan pada produser dalam memproduksi programnya. Tidak ada efek “aji mumpung” dimana program siaran yang mempunyai rating tinggi di “genjot” durasi semaksimal mungkin untuk mendapatkan sponsor sebanyak-banyaknya yang berakibat sering terjadi pemaksaan kreativitas yang akan menurunkan kualitas program acara.

6.      Terciptanya hubungan yang dekat secara organisasi perusahaan antara anggota TV jaringan akan mempermudah dalam mengkoordinasikan target program yang akan dicapai dan sistem administrasi pengelolaan iklan didalamnya. Sehingga TV anggota jaringan yang jauh dari Jakarta sebagai pusat transaksi pun akan mendapatkan pangsa pasar.

7.      Dengan sistem digital siaran akan mempermudah pengintegrasian sistem siaran kedalam sistem database siaran menjadi sistem administrasi otomat.

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

1.      Dengan BSC setiap karyawan akan dituntut memiliki kemampuan inovasi dan kreativitas serta produktivitas yang tinggi untuk menghasilkan sesuai segmentasi dan target output yang diharapkan. Karena itu pelatihan dan pendidikan bagi karyawan sangat dibutuhkan, apalagi dengan adanya kemajuan teknologi digital setiap karyawan dituntut untuk menguasainya sesuai bidangnya.

2.      Tim kerja yang solid akan tumbuh ketika target kerja karyawan fokus pada kualitas dan idealisme kreatif mereka bukan pada selera pasar. Hasil akhir produk program siaran akan lebih berbobot bahkan mempunyai nilai “corporate social responsibility” yaitu audien yang menonton program tidak dibodohi, adanya unsur pendidikan dan moral story yang terkandung dalam program acara yang mudah dicerna karena ada  unsur “local content”.

3.      Proses kreativitas dan idealisme akan terus mengalir dari setiap anggota tim seiring dengan tertampungnya aspirasi dan ide mereka dalam setiap karya-karya mereka. Proses pembelajaran dan perkembangan juga terjadi didalamnya dimana dengan komunikasi yang terjalin diantara anggota tim akan mempermudah terjadinya proses transfer pengetahuan dan keahlian dari anggota tim senior kepada yang lebih junior pada setiap aktivitas mereka.

USULAN APLIKASI

Berdasarkan analisis terhadap kebutuhan perusahaan, aplikasi-aplikasi penunjang yang dapat dikembangkan pada Stasiun TV untuk meningkatkan kinerjanya, antara lain:

1.      Sistem informasi eksekutif (EIS) dan Sistem penunjang keputusan (DSS), yang meng-query data yang diambil dari data warehouse perusahaan.

2.      Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi terintegrasi (Financial Integrated InformationSystem), meliputi : General Ledger, Account Receivables, Account Payables, Fixed Assets, Cash Management .

3.      Sistem Informasi Personalia (Human Resources Information System) yang meliputi: database karyawan, absensi, penggajian, pelatihan, proses pemilihan calon karyawan, sistem jenjang karir, dan sistem kesejahteraan karyawan.

4.      Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System)

5.      Pengembangan website perusahaan yang sudah ada selama ini yaitu ww.tv.tv/, dengan menambahkan fasilitas layanan terhadap pelanggan, Misalnya pemesanan via internet, perkiraan penghitungan tarif, order tracking, dll.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut:

1.      Inovasi merupakan faktor yang strategis dalam meningkatkan keunggulan kompetitif.

2.      Rating belum menunjukkan kenyataan yang sesungguhnya tentang keberhasilan sebuah program baik dari sisi pengiklan maupun audien.

3.      Ad-Impact Index yaitu pengganti rating yang merupakan sebuah index yang dapat menunjukkan ukuran kualitatif pengaruh iklan yang dipasang di stasiun TV terhadap target pemasangan iklan seperti penjualan meningkat, tingkat kesadaran konsumen naik dan lain sebagainya. Begitu pula untuk ukuran tingkat kepuasan audien diukur secara kualitatif yaitu melalui survey.

4.      Solusi tersebut diintegrasikan kedalam BSC untuk mendapatkan sebuah Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang lebih fokus, serta komprehensif dan dinamis yang sesuai dengan karakteristik TV.