SIPUT

THEORETICAL BASIS

1. Information Systems
     The information system consists of two words, namely "System" and "Information". The system is a set of objects that work together to produce a unity of methods, procedures, techniques are combined and arranged so that as one that serves to achieve certain goals. Information is data that has been processed, shaped and manipulated into something that is meaningful and appropriate to the needs of users as well as the information in question can be used to take a decision.
    The definition of "system" according to the experts, namely: 
1. According to Fathansyah (Database, 1999), the system is an institution consisting of a number of functional components (with units of special functions or tasks) that are interconnected together which aims to meet a process or a particular job.
2. According to Jogiyanto (Introduction to Computers, 2000: 683), is a unified system consisting of two or more components or subsystems that interact to achieve specific goals.
     While the definition of "information" according to the experts, namely: 
1. According to Jogiyanto (2000, p. 157), information is processed data into a form that is more useful and more meaningful for those who receive it. 
2. According to Robert G. Murdick (2002, p. 13), information is data that is structured so that a meaningful and useful because it can be communicated to a person who will be using to make decisions. 
3. According to Sanyoto Gondodiyoto (2005, p. 45), The information is the result of data processing that can function for a particular purpose or for analysis and decision making.
     It can be concluded that the definition of Information Systems in general is an arrangement that is systematic and regular of tissues flow of related information in data processing procedures are developed within the organization with the purpose of providing the data to users, whether data is internal and the data that is external to the basis for decision making in order to achieve a goal. 

1.1 Information System Components
      Some components of information systems, namely: 
1. Data is a collection of raw facts, figures that do not have a meaning in the form of numbers, letters and pictures. Data can be processed into basic objective in the process of making decisions or policies. 
2. Man (brain ware) is the main part in an information system. 
3. software such as operating systems, applications, utilities and programming languages. 
4. The hardware such as computers, printers and technology. 
5. Procedure section that contains documentation of procedures or processes that occur in the system. 

1.2 Elements of Information Systems
     The information system has several elements, namely: 
1. Data input tools 
2. Tool data storage 
3. Telecommunications 
4. Data processing equipment 
5. Procedures, programs, methods and communication 
6. Tool terminal 
7. Manipulation of data 
8. Tool data output 

1.3 Characteristics of Information Systems
     A system has the characteristics or specific properties, namely: 
1. Have Limits System (boundary)
Limit is an area that limits the system between a system with other systems with the outside environment. This system limits allows a system is seen as a whole. Limit a system indicate the scope of the system. 
2. External Environment System 
Outside the system environment of a system is beyond the limits of any system that affect system operation. Outside the system environment can be beneficial and detrimental to the system. 
3. Connector System 
Connector system (interface) is a media liaison between the sub-system with other sub-systems. 
4. Feedback System
 Enter the system is the energy put into the system. Input can be input and the input signal treatment. 
5. Output System 
System output is the result of the energy processed and classified into useful output. 
6. Processing System
A system that can have a processing section that will transform inputs into outputs. 

2. Library Information System
     Library, derived from the word "library" means books. Some restrictions or library definition is as follows: 
1. The library is a place, building or room to store and use a collection of books and other reading materials. 
2. The Library is a collection of books and other library materials organized and administered for reading, consultation and study. 
3. The Library is a unit that has the human resources, in particular room and library collections consist of at least 1,000 titles from various disciplines in accordance with types of libraries concerned. 
4. The library is a unit of work, a place to store library materials are printed and recorded are managed and systematically arranged according to a particular system to be used by the wearer as a source of information.
     Through definition of the limits of the above, it can be seen that the library is the unity of the various elements or aspects, namely: 
1. Organization / unit 
2. Building / space and equipment 
3. The library collection 
4. Power manager (SDM) 
5. Community users (service)
6. Budget costs
        According Beiling Siregar (2007, p. 137), library information system is a system in a public service organizations that bring together the needs of the processing of lending transactions, repayment and extension of books and preparing reports daily, monthly or yearly to support the operation, managerial and activities of an organization and provide certain outside parties with the necessary reports. 


3. Design of Information Systems 

3.1 Design
     The design is a pattern of events to make technical or technical form based evaluation system that has been done on analysis activities. The design goal is to meet the needs of users of the system on a clear picture of the system design will be created and can be implemented.
     In the design process required a design tool that Data Flow Diagrams (DFD). DFD is a picture of the movement of data within a system which is one of the notation that are recognized as structured analysis techniques. DFD is a representative logic model that shows what is done by the system and not how the system performed.
     DFD is a logical model of data or processes are created to illustrate where the origin of the data and where the purpose of the data coming out of the system, where data is stored, what processes generate data and interaction between the stored data and processes imposed on the data.
     DFD is often used to describe an existing system or a new system that will be developed logically without considering the physical environment in which the data flows or where the data will be stored.
     DFD is a tool used in a structured system development methodologies. The main advantages of data flow approach, namely: 
1. Freedom of running the technical implementation of the system. 
2. Understanding more about the relation to one another in the system and subsystems. 
3. Communicate the knowledge of the existing system with the user through the data flow diagram. 
4. Analyze the proposed system to determine whether the data and processes required have been defined.
     Besides, there are additional advantages, namely: 
1. Can be used as a useful exercise for the analyzer, so they can better understand the relation to one another in the system and subsystems. 
2. Distinguish the system from its environment by placing boundaries. 
3. Can be used as a device to interact with the user. 
4. Allow analyzer describe each component used in the diagram.
     DFD consists of a context diagram and a detailed diagram (DFD Levelled). Context diagram serves to map the environmental model (describing the relationship between external entities, input and output system), which is represented by a single circle that represents the whole system. DFD leveled describe the system as a network between the functions that relate to each other with the flow and storage of data, this model only model the system from the point of view of function.
     DFD leveled in a decline in the level at which the decrease in the lower level should be able to represent these processes into the specification process clear. So the leveled DFD can be started from the DFD level 0 and then go down to the DFD level 1 onwards. Any reduction is only performed when necessary. The flow of data in and out at a process level x must be related to the flow of data in and out at the level x + 1, which defines processes at the level x. A process that can not be unloaded / specified again said to be primitive functional and is referred to as a primitive process. 

3.2 Symbols in the DFD
     The symbols used in DFD can be seen in the table below:

3.3. Rules in DFD
     In the depiction DFD, there are some rules that must be observed so that the depiction is not an error occurs, the rule is: 
1. Inter-entity is not permitted to happen relationships or relationships. 
2. There should be no flow of data between external entities to the data store. 
3. For reasons of neatness (avoid data stream crossing), external entities or the data store may be drawn several times with a special mark, for example, are numbered 
4. The data flow may drain some of the data packets. 
5. This form of data flow arrows may vary 
6. All objects must have a name. 
7. The data stream always begin or end the process. 
8. All the data stream must have directional signs. 
9. The number of process no more than nine processes in the system, if it exceeds it should be grouped several processes that work together in a subsystem. 

3.4. Making Instructions DFD
     There are some clues that can be used in the manufacture of DFD, as follows: 
1. Naming clear

•     Each entity named in accordance with a noun
•     The name of the data flow within the noun because it shows a person, place or thing.
•     Processes are named using the format verb - adjective - noun for detailed processes.
•     Data storage is named with a noun.

2. Give the number on the process

• The number provided on the process does not have to be numbered consecutively.
• Numbering intended as identifikasiproses and facilitate a decrease (lower level) to the next process.
• For primitive process in addition be numbered also given a special mark (usually marked *) to state that the process is not detailed further

3. Depiction back

•     The size and shape of the circle remains the same
•     The arrows are curved and straight does not matter.

4. Avoid the process that has input but does not have the output and vice versa to avoid the process that has output but has no input.


 

INDONESIAN VERSION

1. Sistem Informasi

     Sistem informasi terdiri dari dua kata, yaitu “Sistem” dan “Informasi”. Sistem yaitu sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur, tekhnik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi yaitu data yang telah diolah, dibentuk dan dimanipulasi menjadi sesuatu yang berarti dan sesuai dengan keperluan pengguna informasi yang bersangkutan serta dapat digunakan untuk mengambil suatu keputusan.
    Pengertian ”Sistem” menurut para ahli, yaitu :

1. Menurut Fathansyah (Basis Data, 1999), Sistem merupakan suatu tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungn secara bersama-sama yang bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu.

2. Menurut Jogiyanto (Pengenalan Komputer, 2000:683), Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
     Sedangkan pengertian ”informasi” menurut para ahli, yaitu :

1.  Menurut Jogiyanto (2000, hal. 157), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.  Menurut Robert G. Murdick (2002, hal. 13), Informasi adalah data yang disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakan untuk membuat keputusan.

3.  Menurut Sanyoto Gondodiyoto (2005, hal. 45) Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat berfungsi untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan.
     Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari Sistem Informasi secara umum adalah suatu susunan yang sistematik dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang saling berhubungan dalam prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna, baik data yang bersifat internal maupun data yang bersifat eksternal untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

1.1 Komponen Sistem Informasi

      Beberapa komponen sistem informasi, yaitu :

1.  Data merupakan kumpulan fakta mentah, angka-angka yang belum mempunyai arti berupa angka, huruf dan gambar. Data dapat diolah menjadi dasar objektif didalam proses pembuatan keputusan-keputusan atau kebijakan.

2.  Manusia (brainware) merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi.

3.  Perangkat lunak berupa sistem operasi, aplikasi, utilitas dan bahasa pemrograman.

4.  Perangkat keras berupa komputer, printer dan tekhnologi.

5.  Prosedur bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem.

1.2 Unsur-unsur Sistem Informasi

     Sistem informasi mempunyai beberapa unsur yaitu :

1.  Alat masukan data

2.  Alat penyimpanan data

3.  Telekomunikasi

4.  Alat pengolah data

5.  Prosedur, program, metode dan komunikasi

6.  Alat terminal

7.  Manipulasi data

8.  Alat keluaran data

1.3 Karakteristik Sistem Informasi

     Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu:

1.  Memiliki Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

2.  Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut.

3.  Penghubung Sistem

Penghubung sistem (interface) merupakan media penghubung antar sub sistem yang satu dengan sub sistem yang lainnya.

4.  Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.

5.  Keluaran Sistem

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

6.  Pengolah Sistem

Suatu sistem yang dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

2. Sistem Informasi Perpustakaan

     Perpustakaan, berasal dari kata dasar ”pustaka” yang berarti kitab, buku. Beberapa batasan atau defenisi perpustakaan adalah sebagai berikut :

1.  Perpustakaan adalah suatu tempat, gedung atau ruangan untuk menyimpan dan memakai koleksi buku dan bahan bacaan lainnya.

2.  Perpustakaan adalah kumpulan buku dan bahan pustaka lainnya yang diorganisasikan dan diadministrasikan untuk bacaan, konsultasi dan studi.

3.  Perpustakaan adalah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan secara khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan.

4.  Perpustakaan adalah suatu unit kerja, tempat menyimpan bahan pustaka yang tercetak dan terekam yang dikelola dan disusun secara sistematis menurut sistem tertentu untuk digunakan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.
     Dari batasan atau defenisi di atas, maka dapat dilihat bahwa perpustakaan itu merupakan kesatuan dari berbagai unsur atau aspek, yaitu:

1.  Organisasi/unit kerja

2.  Gedung/ruang dan perlengkapannya

3.  Koleksi bahan pustaka

4.  Tenaga pengelola (SDM)

5.  Masyarakat pemakai (layanan)

6.  Anggaran biaya
        Menurut Beiling Siregar (2007, hal. 137), Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 

3. Perancangan Sistem Informasi
3.1 Perancangan 

     Perancangan adalah suatu kejadian membuat pola teknis atau bentuk teknis sistem berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan pada kegiatan analisis. Tujuan perancangan adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem mengenai gambaran yang jelas tentang perancangan sistem yang akan dibuat serta dapat diimplementasikan.

     Dalam proses perancangan diperlukan sebuah alat perancangan yaitu Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan gambar pergerakan data dalam sebuah sistem yang merupakan salah satu notasi yang dikenali sebagai teknik analisis berstruktur. DFD merupakan perwakilan model logika yang menunjukkan apa yang dilakukan oleh sistem dan bukan bagaimana sistem tersebut dilakukan.

     DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

     DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.

     DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Kelebihan utama pendekatan aliran data, yaitu :

1.  Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem.

2.  Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem.

3.  Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.

4.  Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

     Disamping itu terdapat kelebihan tambahan, yaitu :

1.  Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisis, sehingga bisa memahami dengan lebih baik keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem.

2.  Membedakan sistem dari lingkungannya dengan menempatkan batas-batasnya.

3.  Dapat digunakan sebagai suatu perangkat untuk berinteraksi dengan pengguna.

4.  Memungkinkan penganalisis menggambarkan setiap komponen yang digunakan dalam diagram.

     DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context diagram berfungsi memetakan model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi.
     Dalam DFD levelled akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang jelas. Jadi dalam DFD levelled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut. Proses yang tidak dapat diturunkan/dirinci lagi dikatakan primitif secara fungsional dan disebut sebagai proses primitif.

3.2  Simbol dalam DFD

     Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

3.3. Aturan dalam DFD

     Dalam penggambaran DFD, ada beberapa peraturan yang harus diperhatikan sehingga dalam penggambarannya tidak terjadi kesalahan, aturan tersebut yaitu :

1.  Antar entitas tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi.

2.  Tidak boleh ada aliran data antara entitas eksternal dengan data store.

3.  Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya diberi nomor

4.  Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa paket data.

5.  Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi

6.  Semua objek harus mempunyai nama.

7.  Aliran data selalu diawali atau diakhir dengan proses.

8.  Semua aliran data harus mempunyai tanda arah.

9.  Jumlah proses tidak lebih dari sembilan proses dalam sistem, jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama-sama didalam suatu subsistem.

3.4. Petunjuk Pembuatan DFD

     Ada beberapa petunjuk yang dapat digunakan dalam pembuatan DFD, yaitu sebagai berikut :

1. Penamaan yang jelas 

• Setiap entitas diberi nama yang sesuai dengan suatu kata benda 
• Nama aliran data dalam kata benda karena menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu. 
• Proses diberi nama menggunakan format kata kerja - kata sifat - kata benda untuk proses-proses yang rinci. 
• Penyimpanan data diberi nama dengan suatu kata benda.

2.   Memberi nomor pada proses

• Nomor yang diberikan pada proses tidak harus menjadi nomor urut.
• Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasiproses dan memudahkan penurunan (level yang lebih rendah) ke proses berikutnya.
• Untuk proses primitif selain diberi nomor juga diberi tanda khusus (biasanya tanda *) untuk menyatakan bahwa proses tersebut tidak dirinci lagi

3.   Penggambaran kembali

• Ukuran dan bentuk lingkaran tetap sama
• Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah.

4.   Hindari proses yang mempunyai masukan tetapi tidak mempunyai keluaran begitu juga sebaliknya hindari proses yang mempunyai keluaran tetapi tidak mempunyai masukan.