Optimasi pemanfaatan karyawan bidang TI/SI

  

     The government has created a BLU program (Public catering Agency) for college. The program promises to university autonomy in managing and developing itself.
     The University has recently experienced a shortage of technically trained operator at the center of IT and communication networks. Employees are contracted to manage the infrastructure irregularly performing their duties. Universities also have problems in the availability of data and services for certain types of specific information.
      Latest data records in the University  information center showed complaints against BLU, is not known how representative these complaints and what are the implications for the Faculty.
      Dekanat parties want information regarding the effectiveness of the program and its impact on the Faculty to determine what should be done to improve the BLU program particularly on the availability of technically trained operator at the center of the information technology adequate.
      For that we need an analysis in order to show the number of trained technical operators in the IT field is optimal. One solution may be used Balanced Scorecard method.

Literature review
      Balanced Scorecard is a contemporary management tool that is designed to enhance the organization's ability to double its outstanding financial performance on an ongoing basis (Mulyadi, 2005).
      Balanced Scorecard concept consists of two words: (1) a scorecard (scorecard) and (2) balanced (balanced). In the early stages of implementation or implementations, the balanced scorecard is a score card used to record scores executive performance results. Through the scorecard, executives scores to be realized in the future compared with the actual performance results. Results of this comparison is used to perform an evaluation of the performance of the executive. Balanced words intended to show that performance is measured in a balanced executives from two perspectives: financial and non-financial, short-term and long-term, internal and external.
       According to Mulyadi (2005), in the subsequent development of the Balanced Scorecard is not only related to the card used to record scores executive but rather be used as an effective tool for strategic planning, as a means to translate the mission, vision, objectives, basic beliefs, basic values ​​and strategy organization into an action plan that is comprehensive, coherent, measurable and balanced.
       But according to Robert S. Kaplan and David P. Norton (1995), the real power of the Balanced Scorecard occurs when The Balanced changed from a performance measurement system into the management system. That is the real power of the Balanced Scorecard does not lie in his ability as a measure of executive performance, but rather on his ability as a strategic planning tool. Balanced Scorecard has changed from a performance measurement system which has enhanced the core management system.

Theoretical basis
      Human capital consists of two components: the capability of personnel and personnel commitment. For competitive in a competitive business environment, company personnel must have superior capabilities are the skills required by the company to optimally utilize its assets.
      Assets utilized optimally by using the capabilities of the personnel will produce competence that can build competitive advantage. Superior capability covers the ability to conduct world-class research, excellence in product design, superior skills in marketing, the ability to manage costs, excellence in information technology, excellence in manufacturing skills (Mulyadi, 2005).
      Balanced scorecard is designed to treat employees as human beings. This reflects that: 
1. Management is basically the management of human resources in the use of other resources in realizing the vision of the organization. Only humans who have the mission, vision, basic beliefs, basic values, and strategy.
2. The realization that the organization is a group of people and organizations have an innate trait: easily scattered. Therefore, the management system is designed to establish the organization as a collection of human glue that mission, vision, basic beliefs, basic values ​​and strategy.
3. The system of strategic planning, systems programming, and budgeting system is a tool for translating the mission, vision, basic beliefs, basic values, and strategy into action plans so as to change the mission, vision, basic beliefs, basic values, and strategies into Misión shared, shared vision, a shared belief, shared values, and shared strategy. Balanced scorecard is a powerful tool to implement the internalisation of the mission, vision, basic beliefs, basic values, and strategy into themselves all employees.
4. System implementation and monitoring system is a system used to realize the action plans into real action. Through the implementation of this system of employee performance is measured. Through this monitoring system the employee's performance is evaluated and rewarded. Therefore, employees are treated as human beings, then the monitoring system is used to reward employees based on their performance. (Mulyadi, 2005).

Compendium
       People are the only resource that has the ability to learn and grow. People also are the only resource that promises the company, through their ability to apply knowledge, so it has strong competitiveness.
       The point is how we attract, recruit, motivate, empower, and utilize the most talented people we can find?

RESEARCH METHODOLOGY
Research design
       A Qualitative Exploration Research will be conducted in order to increase knowledge about program utilization of technically trained operators field of IT by interviewing Head of academic, head of administration, and Executive Dean Independent. Based on observations of its complete range of internal and external processes, it will develop a survey by mail and e-mail.
       Questionnaire design work themselves (which is made of a postcard) provide the most cost-effective method to obtain feedback on the effectiveness of the utilization allocation allocation trained technical operators. Introduction to the questionnaire had to be in the form of the latest variation of fanfare about BLU.
      Some questions for this instrument will be based on the investigation questions presented to students and others will be drawn from executive interviews. Researchers estimate that the maximum number is 10 questions. The scale of the new expectations of five points, matching the scale of the existing student satisfaction.
      Although open question questionnaire suitable for postcards, but the request to provide suggestions or comments would be included. In addition, to the questionnaire via e-mail will be composed of blocks of its own that is by making certain e-mail addresses that are specific to accommodate it.
      Research trial conducted by test the questionnaire on a small sample of students who use hot-spot faculty. This will limit the cost. Then the question will revise and resubmit for design layout. This instrument must receive final approval from the supervisor.
       Nonrespons biased evaluation is done through a random sample consisting of 100 names will be drawn from the list of students who did not return the questionnaire. IT information center note will be used to reassign the sampling frame. People who do not respond will be interviewed and their responses will be compared statistically with the response of those who give direct response to the previous questionnaire.

Data analysis
      Check questionnaires returned by making a list of students who are not satisfied (score of "1" or "2") and where the items on the questionnaire that generates a negative comment. Open questions will be summarized and made according to the following model code:

1. Development and production through a questionnaire survey.
2. An exclusion list that contains a list of students who meet the criteria as dissatisfied customers
3. List Size Capability Results technically trained operator
4. Ability to learn IT operator
5. List Motivation IT Operator
6. Size list Results commitment Target IT Operator

     Then the models mentioned above are used as a basis in the search for the optimal solution by using the Balanced Scorecard method.

RESULTS AND DISCUSSION
     Alhamdulillah, to this day no one has tried to do the research.

Conclusion
      In connection with the above, there are three alleged conclusions in this study, namely: 
1. Anticipated utilization of technically trained operators field of IT is not optimal. 
2. Anticipated allocation of technically trained operators field of IT is not exactly correct. 
3. Anticipated number of personnel trained in IT technical operator minimum (still little).

Suggestion
      The suggestions can be submitted in this study are as follows: 
1. Technical Operator existing IT must now further optimized utilization. 
2. The number of personnel Operator must be added again. 
3. Distribution of IT Operator placement in each department should be more evenly again.

INDONESIAN VERSION

     Pemerintah sudah menciptakan program BLU (Badan Layan Umum) untuk perguruan tinggi. Program ini menjanjikan pemberian otonomi terhadap pihak universitas dalam mengelola dan mengembangkan dirinya sendiri.

     Pihak Universitas baru-baru ini mengalami kekurangan operator teknis terlatih di pusat jaringan TI dan komunikasi. Karyawan yang dikontrak untuk mengelola infrastruktur tersebut melaksanakan tugasnya secara tidak teratur. Perguruan Tinggi juga mengalami masalah dalam ketersediaan data maupun layanan untuk beberapa jenis informasi tertentu.

     Catatan data terbaru di pusat informasi Universitas memperlihatkan keluhan terhadap BLU, tidak diketahui seberapa representatif keluhan ini dan apa implikasinya bagi pihak Fakultas. 

     Pihak dekanat menginginkan informasi mengenai keefektifan program tersebut dan dampaknya pada Fakultas guna menentukan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan program BLU terutama dalam hal ketersediaan operator teknis terlatih di pusat teknologi informasi yang cukup memadai.

     Untuk itu perlu adanya sebuah analisis agar dapat menunjukkan jumlah operator teknis terlatih di bidang TI yang optimal. Salah satu pemecahannya dapat dipergunakan Metode Balanced Scorecard.

Tinjauan Pustaka

    Balanced Scorecard adalah alat manajemen kontemporer yang didesain untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam melipatgandakan kinerja keuangan luar biasa secara berkesinambungan (Mulyadi, 2005).

Konsep Balanced Scorecard terdiri dari dua kata : (1) kartu skor (scorecard) dan (2) berimbang (balanced). Pada tahap awal pelaksanaannya atau implementasinya, balanced scorecard merupakan kartu skor yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja eksekutif. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan eksekutif di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya. Hasil perbandingan ini digunakan untuk melakukan evaluasi atau kinerja eksekutif. Kata berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja eksekutif diukur secara berimbang dari dua perspektif yaitu keuangan dan non keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, intern dan ekstern.

     Menurut Mulyadi (2005), dalam perkembangan selanjutnya Balanced Scorecard tidak hanya berkaitan dengan kartu yang dipakai untuk mencatat skor eksekutif tetapi lebih dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, sebagai alat untuk menerjemahkan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar dan strategi organisasi ke dalam rencana tindakan yang komprehensif, koheren, terukur dan berimbang.

     Namun menurut Robert S. Kaplan dan David P. Norton (1995), kekuatan sesungguhnya Balanced Scorecard terjadi pada saat Balanced Scorcard diubah dari suatu sistem pengukuran kinerja menjadi sistem manajemen. Artinya kekuatan sesungguhnya Balanced Scorecard bukan terletak pada kemampuannya sebagai pengukur kinerja eksekutif, namun justru pada kemampuannya sebagai alat perencanaan strategik. Balanced Scorecard telah berubah dari suatu sistem pengukuran kinerja yang telah disempurnakan menjadi inti sistem manajemen.

Landasan Teori

     Modal manusia terdiri dari dua komponen : kapabilitas personel dan komitmen personel. Untuk berdaya saing di lingkungan bisnis yang kompetitif, personel perusahaan harus memiliki kapabilitas unggulan yaitu keterampilan yang diperlukan oleh perusahaan untuk memanfaatkan secara optimum aktivanya.

            Aktiva yang dimanfaatkan secara optimum dengan menggunakan kapabilitas personel akan menghasilkan kompetensi yang dapat membangun keunggulan kompetitif perusahaan. Kapabilitas unggulan mencangkup kemampuan untuk melakukan riset kelas dunia, keunggulan dalam desain produk, keterampilan unggul dalam pemasaran, kemampuan untuk mengelola biaya, keunggulan dalam teknologi informasi, keunggulan dalam keterampilan manufaktur (Mulyadi,2005).

            Balanced scorecard didesain untuk memperlakukan karyawan sebagai manusia. Hal ini mencerminkan bahwa :

1.      Pengelolaan pada dasarnya merupakan pengelolaan atas sumber daya manusia dalam memanfaatkan sumber daya lain dalam mewujudkan visi organisasi. Hanya manusialah yang memiliki misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi.

2.      Kesadaran bahwa organisasi adalah kumpulan manusia dan organisasi memiliki sifat bawaan: mudah tercerai-berai. Oleh karena itu, sistem manajemen didesain untuk membangun perekat organisasi sebagai kumpulan manusia yaitu misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar dan strategi.

3.      Sistem perencanaan strategik, sistem penyusunan program, dan sistem penyusunan anggaran merupakan alat untuk menerjemahkan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi ke dalam action plans sehingga mengubah misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi tersebut menjadi shared misión, shared vision, shared belief, shared value, dan shared strategy. Balanced scorecard merupakan alat yang powerful untuk melaksanakan internalisasi misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi ke dalam diri seluruh karyawan.

4.      Sistem pengimplementasian dan sistem pemantauan merupakan sistem yang digunakan untuk mewujudkan action plans menjadi tindakan sesungguhnya. Melalui sistem pengimplementasian inilah kinerja karyawan diukur. Melalui sistem pemantauan inilah kinerja karyawan dievaluasi dan diberi penghargaan. Oleh karena karyawan diperlakukan sebagai manusia, maka sistem pemantauan ini digunakan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan berbasis kinerja mereka. (Mulyadi, 2005).

Ringkasan

            Orang merupakan satu-satunya sumber daya yang memiliki kemampuan untuk belajar dan bertumbuh. Orang juga merupakan satu-satunya sumber daya yang menjanjikan keunggulan perusahaan, melalui kemampuan mereka dalam menerapkan pengetahuan, sehingga memiliki daya saing kuat.

            Intinya adalah bagaimana kita menarik, merekrut, memotivasi, memberdayakan, dan memanfaatkan orang yang paling berbakat yang dapat kita temukan?

METODOLOGI PENELITIAN

Desain Penelitian

            Sebuah Eksplorasi Kualitatif Penelitian akan dilakukan guna menambah pengetahuan tentang program pemanfaatan operator teknis terlatih bidang TI dengan mewawancarai kasubag akademik, kabag TU, dan eksekutif Dekanat yang Independen. Berdasarkan pengamatan lengkap atas proses eksternal dan internal tersebut, maka akan dikembangkan sebuah  survei lewat pos dan e-mail.

            Desain Kuesioner yang dikerjakan sendiri (yang dibuat seukuran kartu pos) memberikan metode yang paling hemat biaya untuk mendapatkan umpan balik mengenai keefektifan alokasi pemanfaatan alokasi operator teknis yang terlatih. Pengantar pada kuesioner tadi akan berupa variasi terkini dari gembar-gembor tentang BLU.

            Beberapa pertanyaan untuk instrumen ini akan didasarkan pada pertanyaan investigasi yang disajikan kepada mahasiswa dan yang lain akan diambil dari wawancara eksekutif. Peneliti memperkirakan bahwa jumlah maksimum adalah 10 pertanyaan. Skala ekspektasi lima angka yang baru, yang cocok dengan skala kepuasaan mahasiswa yang sudah ada.

            Walaupun pertanyaan terbuka cocok untuk kuesioner kartu pos, namun permintaan untuk memberikan saran atau komentar akan disertakan. Selain itu, untuk kuesioner melalui e-mail akan disusun blok tersendiri yaitu dengan cara membuat alamat e-mail tertentu yang khusus untuk menampung hal tersebut.

            Uji coba penelitian dilakukan dengan cara menguji kuesioner pada sampel kecil mahasiswa yang menggunakan hot-spot fakultas. Ini akan membatasi biaya. Kemudian akan merevisi pertanyaan dan mengajukannya kembali untuk didesain tata letaknya. Instrumen ini harus mendapat persetujuan akhir dari pembimbing.

            Evaluasi bias nonrespons dilakukan lewat Sampel acak yang terdiri dari 100 nama akan diambil dari daftar mahasiswa yang tidak mengembalikan kuesioner. Catatan pusat informasi TI akan digunakan untuk menetapkan kembali kerangka pengambilan sampel. Orang yang tidak memberikan respons akan diwawancarai dan respons mereka akan dibandingkan secara statistik dengan respons orang yang memberikan respons langsung terhadap kuesioner sebelumnya.

Analisis Data

            Memeriksa kuesioner yang dikembalikan dengan membuat daftar mahasiswa yang tidak puas (skor ”1” atau ”2”) dan butir mana pada kuesioner yang menghasilkan komentar negatif. Pertanyaan terbuka akan dirangkum dan dibuat menurut kode model berikut :

1. Pengembangan dan produksi survei melalui kuesioner.
2. Daftar pengecualian yang berisikan daftar mahasiswa yang memenuhi kriteria sebagai pelanggan yang tidak puas
3. Daftar Ukuran Hasil Kapabilitas operator teknis terlatih
4. Kemampuan belajar operator TI
5. Daftar Motivasi Operator TI
6. Daftar Ukuran Hasil Sasaran komitmen Operator TI

     Kemudian model-model tersebut diatas digunakan sebagai dasar dalam mencari solusi optimal dengan menggunakan metode Balanced Scorecard. 

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
     Alhamdulliah, sampai hari ini belum ada orang yang mencoba untuk melakukan penelitian tersebut.

Kesimpulan

Sehubungan dengan hal di atas, ada 3 dugaan kesimpulan dalam penelitian ini, yaitu :

1.      Diduga pemanfaatan operator teknis terlatih bidang TI belum optimal.

2.      Diduga alokasi operator teknis terlatih bidang TI belum tepat benar.

3.      Diduga jumlah tenaga operator teknis terlatih bidang TI minimum (masih sedikit).

Saran

     Saran-saran yang dapat diajukan dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut :

1.      Operator teknis TI yang telah ada sekarang ini harus dioptimalkan lagi pemanfaatannya.

2.      Jumlah personel Operator mesti ditambah lagi.

3.      Distribusi penempatan Operator TI di setiap jurusan mesti lebih merata lagi.